Flujo de la Información

En artículos precedentes comentamos sobre el objeto de la Contabilidad como un Sistema de Información,  establecimos conceptualmente las funciones de recopilación  y análisis de las actividades económicas, financieras y administrativas de una entidad.

El objetivo de la contabilidad de proporcionar información eficiente y eficaz de las actividades de una entidad, es conseguido de manera simple a través de la planificación de sus actividades; mediante la cual se determina las labores de captación de información y preparación de esta para la buena administración de la entidad

Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el flujo de Información Interno se muestra de manera horizontal, y las actividades en relación con su entorno de presentan de manera vertical, estableciéndose pues que el flujo horizontal tiene como función principal la de centralizar y el flujo vertical  tiene la función de recopilar o captar la información.

La actividad de cualquier negocio comercial, comúnmente se inicia con la compra de mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del flujo de Información por las Compras, cuando una entidad realiza sus adquisiciones mediante las créditos fiscales emitidos por sus proveedores, la que será registrada en el kardex, y en la contabilidad, detallando la cantidad, precio e importe de las mercaderías y la forma de pago de estas. Toda adquisición genera la salida de efectivo y el Ingreso de mercaderías todo esto frente a nuestros proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos)

Luego se realizará las ventas de mercaderías a nuestros clientes, donde se genera la emisión de créditos fiscales y facturas de consumidor final, girada a nuestros clientes; la misma que será registrada en el kardex y en la contabilidad, considerando la cantidad, precio e Importe de las mercaderías y la forma de pago. Estas ventas generan el ingreso de efectivo y la salida de mercaderías estableciendo también los Impuestos de Ley

El movimiento de efectivo que es administrado en la contabilidad, tiene la función de registrar los pagos a nuestros proveedores y la cancelación de nuestros clientes, así como otras operaciones con efectivo (Ganancias - Ingresos -  Pérdidas -Costos y Gastos)

Características Cualitativas de los Estados Financieros (Parte III)

...vienen Fiabilidad

Prudencia

Las incertidumbres que inevitablemente rodean muchos sucesos y circunstancias se reconocen mediante la revelación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de forma que los activos o los ingresos no se expresen en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen en defecto. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no permite la infravaloración deliberada de activos o ingresos, o la sobrevaloración deliberada de pasivos o gastos. En síntesis, la prudencia no permite el sesgo.

Integridad

Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia.

Comparabilidad

Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento. También deben ser capaces los usuarios de comparar los estados financieros de entidades diferentes, con el fin de evaluar su situación financiera, rendimiento y cambios en la situación financiera en términos relativos. Por tanto, la medida y presentación del efecto financiero de similares transacciones y otros  sucesos, deben ser llevadas a cabo de una manera coherente por toda la entidad, a través del tiempo para tal entidad y también de una manera coherente para diferentes entidades.

Características Cualitativas de los Estados Financieros (Parte II)

Fiabilidad

Para ser útil, la información debe también ser fiable. La información posee la cualidad de fiabilidad cuando está libre de error significativo y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que representa fielmente lo que pretende representar, o lo que puede esperarse razonablemente que represente.

Representación fiel

Para ser fiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. Así, por ejemplo, un balance debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que han dado como resultado los activos, pasivos y patrimonio de la entidad en la fecha de la información, siempre que cumplan los criterios para su reconocimiento.

La esencia sobre la forma

Si la información sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no meramente según su forma legal. La esencia de las transacciones y demás sucesos no siempre es coherente con lo que aparenta su forma legal o trama externa

Neutralidad

 Para ser fiable, la información contenida en los estados financieros debe ser neutral, es decir, libre de sesgo. Los estados financieros no son neutrales cuando, debido a la selección o presentación de la información, influyen en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, a fin de conseguir un resultado o desenlace predeterminado.

Caracteristicas Cualitativas de los Estados Financieros

Las características cualitativas son los atributos que hacen útil, para los usuarios, la información suministrada en los estados financieros. Las cuatro principales características cualitativas son comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad

Comprensibilidad

La información proporcionada en los estados financieros debe presentarse de modo que sea comprensible para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y de la contabilidad, así como voluntad para estudiar la información con diligencia razonable. Sin embargo, la necesidad de comprensibilidad no permite omitir información relevante por el mero hecho de que ésta pueda ser demasiado difícil de comprender para determinados usuarios.

Relevancia

La información proporcionada en los estados financieros debe ser relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios. La información tiene la cualidad de relevancia cuando puede ejercer influencia sobre las decisiones económicas de quienes la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas con anterioridad.

Materialidad o importancia relativa

La información es material―y por ello es relevante―, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los  usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad (importancia relativa) depende de la cuantía de la partida o del error juzgados en las circunstancias particulares de la omisión o de la presentación errónea. Sin embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones no significativas de la NIIF para las PYMES, con el fin de conseguir una presentación particular de la situación financiera, del rendimiento financiero o de los flujos de efectivo de una entidad.

Elementos del Estado de Resultado. (parte II)

Las NIIF para PYMES nos describen los gastos, como sigue

Gastos

Son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio.

La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la entidad.

(a) Los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el costo de las ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente, toman la forma de una salida o disminución del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes al efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo.

(b) Las pérdidas son otras partidas que cumplen la definición de gastos y que pueden surgir en el curso de las actividades ordinarias de la entidad. Si las pérdidas se reconocen en el estado del resultado integral, habitualmente se presentan por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas.

El reconocimiento de los gastos procede directamente del reconocimiento y la medición de activos y pasivos. Una entidad reconocerá gastos en el estado del resultado integral,  cuando haya surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un  decremento en un activo o un incremento en un pasivo que pueda medirse con fiabilidad

Elementos del Estado de Resultado.

El Estado de Resultado integral  se usa a menudo como medida de rendimiento, o como la base de otras medidas, tales como el retorno de la inversión o las ganancias por acción.

La NIIF para PYMES nos define los Ingresos de la siguiente manera:

Ingresos

Son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintas de las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio.

La definición de ingresos incluye tanto a los ingresos de actividades ordinarias como a las ganancias.

(a) Los ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades ordinarias de una entidad y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, comisiones, intereses, dividendos, regalías y alquileres.

(b) Ganancias son otras partidas que satisfacen la definición de ingresos pero que no son ingresos de actividades ordinarias. Cuando las ganancias se reconocen en el estado del resultado integral, es usual presentarlas por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas.

El reconocimiento de los ingresos procede directamente del reconocimiento y la medición de activos y pasivos. Una entidad reconocerá un ingreso en el estado del resultado integral  cuando haya surgido un incremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un incremento en un activo o un decremento en un pasivo, que pueda medirse con fiabilidad.

En el siguiente articulo trasladaremos lo que dicen las NIIF para PYMES sobre los gastos.

Elementos del Estado de Situación Financiera (parte II)

PASIVO

La NIIF para PYMES lo define como una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

Una característica esencial de un pasivo es que la entidad tiene una obligación presente de actuar de una forma determinada. La obligación puede ser una obligación legal o una obligación implícita. Una obligación legal es exigible legalmente como consecuencia de la ejecución de un contrato vinculante o de una norma legal. Una obligación implícita es aquélla que se deriva de las actuaciones de la entidad

La cancelación de una obligación presente implica habitualmente el pago de efectivo, la transferencia de otros activos, la prestación de servicios, la sustitución de esa obligación por otra o la conversión de la obligación en patrimonio. Una obligación puede cancelarse también por otros medios, tales como la renuncia o la pérdida de los derechos por parte del acreedor

Una entidad reconocerá un pasivo en el estado de situación financiera cuando

     (a)  la entidad tiene una obligación al final del periodo sobre el que se informa como resultado de un suceso pasado;

     (b)  es probable que se requerirá a la entidad en la liquidación, la transferencia de recursos que incorporen beneficios económicos; y

     (c)  el importe de la liquidación puede medirse de forma fiable.

PATRIMONIO

El Patrimonio es el residuo de los activos reconocidos menos los pasivos reconocidos.

Se puede subclasificar en el estado de situación financiera. Por ejemplo, en una sociedad por acciones, las subclasificaciones pueden incluir fondos aportados por los accionistas, las ganancias acumuladas y ganancias o pérdidas reconocidas directamente en patrimonio.

Elementos del Estado de Situación Financiera

Los Elementos del Estado de Situación Financiera, se encuentran descritos en la NIC NIIF completas, específicamente en la NIC 1, Presentación de los Estados Financieros, párrafo 9 y en la sección 2 de la NIIF para Pymes, mencionando lo siguiente:

   * Activo

   * Pasivo y

   * Patrimonio neto

ACTIVO

Las NIIF para Pymes define al Activo así: es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

Los beneficios económicos futuros de un activo son su potencial para contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de equivalentes al efectivo de la entidad. Esos flujos de efectivo pueden proceder de la utilización del activo o de su disposición.

Para incorporar en el Estado de Situación Financiera una partida, además de cumplir la    definición de activo, debe cumplir los siguientes criterios:

   a) es probable que cualquier beneficio económico futuro llegue a la entidad.

   b) la partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad

En el siguiente artículo escribiremos de los demás elementos del estado de situación financiera.

Los estados Financieros

Tal como hemos comentado, el objetivo básico de la Contabilidad, es el suministro de información. Esta información debe contener elementos de juicio confiables, que permitan al usuario general:
 a. Evaluar el comportamiento económico-financiero de la entidad, 
b. Evaluar la capacidad de la entidad para mantener y optimizar sus recursos.    
c. Evaluar la efectividad y eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de la misma.  
d. Como instrumento de control interno, para informar sobre el correcto uso de los bienes y recursos.

 La expresión fundamental de la Contabilidad, están contenidas en los Estados Financieros, los cuales son documentos que contienen información sobre la situación económica y  financiera, así como el desarrollo de la entidad, a una fecha determinada o durante un periodo especifico. Revelan los movimientos, evolución o desarrollo de las actividades económicas de una entidad.

De acuerdo a lo establecido por la NIC 1, párrafo 10  y en la NIIF para Pymes, en la sección 3 párrafo 17, un juego completo de estados financieros esta compuesto por:

-  Estado de situación financiera al final del periodo que se informa.

-  Estado del resultado integral del periodo;

-  Estado de cambios en el patrimonio del periodo;

-  Un estado de flujos de efectivo del periodo;

-  Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables más significativas y otra información explicativa.

Usos y Usuarios de la Información Contable

Tal como mencionamos en el tema No. 2, la contabilidad, es una herramienta, una técnica, mediante la cual los interesados, pueden seguir el progreso, estancamiento o retroceso en la situación económica – financiera de la entidad, de allí se deriva el principal objetivo o propósito de la contabilidad, el de informar de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

La NCF 1, Conceptos Básicos de Contabilidad Financiera, establece en los párrafos 7 y siguientes, los usos y usuarios de la información contable, de la siguiente manera:

La información contable es utilizada por una diversidad de grupos con distintos propósito. Las expectativas y necesidades de los usuarios determinan el tipo de información requerida. Estos grupos pueden clasificarse en:

Los que tienen intereses directos en las empresas.

Aquellos con intereses indirectos.

Entre los que tienen intereses directos tenemos:

Propietarios: Aumentan, retienen o disminuyen su participación patrimonial.

Acreedores y Proveedores: Evalúan otorgar créditos,

Administración: Evalúan y proyecta necesidades financieras, estudia resultados.

Autoridades Fiscales: Revisan y verifican el interés o garantía fiscal.

Empleados: Negocian salarios, dejan o hacen solicitudes de empleo.

Clientes: Buscan suministros a precios adecuados.

El interés indirecto se debe a que sus funciones son proteger a aquellos que planean tener intereses directos, tales como:

Asesores y analistas financieros

Entidades reguladoras

Asociaciones Empresariales.

Conceptos de Contabilidad Financiera

El registro de las Actividades económicas por medio de la Contabilidad, es de vital importancia para todo tipo de organizaciones, de tal forma de conocer si se están cumpliendo las expectativas, metas o propósitos de las mismas, por ello definiremos que es Contabilidad:

 “La contabilidad como un sistema de información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que preparan la información y los que la utilizan”

McGraw-Hill 1/

"La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos"

Instituto Americano de Contadores Públicos 2/

“Es el registro sistemático y cronológico de las operaciones que realiza una entidad económica, con el objeto de producir información financiera que permita tomar decisiones”

Elías Lara Flores

El concepto de contabilidad ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un registro de hechos históricos. Actualmente es una herramienta informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones en las entidades, al mismo tiempo genera una conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores, bancos y accionistas, etc.

Con base a lo mencionado podemos formarnos un concepto propio de contabilidad financiera:

“La contabilidad financiera, es una técnica, utilizada para producir sistemáticamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias,  de las actividades que se pueden identificar y cuantificar, que realiza una entidad, con el objeto de facilitar a los usuarios el tomar decisiones en relación a dicha entidad económica.”

1/  Sydney, Davidson & Roman, L. Weil. BIBLIOTECA MCGRAW-HILL DE CONTABILIDAD. Tomo I; Edición 3º; Editorial MCGRAW-HILL; Pág. 1-3

2/ Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA)

3/ Primer Curso de Contabilidad de Elías Lara Flores, Editorial Trillas, 16ª. Edición, Mexico, 1999.

La Empresa

Concepto: “Unidades económicas que tiene control sobre los recursos, acepta las responsabilidades de contraer y cumplir compromisos y realiza una actividad económica.”

(Hendriksen, 1974, p. 115).

Las Entidades constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad.

Se utilizan para identificar a la entidad 2 criterios:

1-      Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con estructura y operación propios.

2-      Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines específicos, es decir, a la satisfacción de una necesidad social.

Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de la de sus accionistas y propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico independiente. La entidad puede ser una persona física, una personal moral o una combinación de ambas.

De acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio, Articulo 553, la empresa mercantil está constituida por un conjunto coordinado de trabajo, de elementos materiales y de valores incorpóreos, con objeto de ofrecer al público, con propósito de lucro y de manera sistemática, bienes o servicios.

En el siguiente tema escribiremos algunos conceptos de contabilidad, así como de los principios que norman las diferentes transacciones económicas.