CATALOGO DE CUENTAS (Contab. Financ. I)

Catálogo de cuentas

Definiciones de catálogo de cuentas

·           Listado ordenado que incluye el número y nombre de cada una de las cuentas, que en un momento determinado, son  requeridas para el control de los eventos económicos que realiza una determinada empresa.

·           Documento contable que reúne un conjunto de cuentas que ordenadas sistemáticamente cumplen la función de facilitar  la recolección de información financiera, con el objetivo de proporcionar al final un producto fiable constituido este por los componentes de los estados financieros del negocio.

Objetivos del catálogo de cuentas

·         Acumular las transacciones económicas similares en cuentas específicas.

·         Facilitar la preparación y presentación  de los componentes de los estados financieros.

·         Servir de apoyo a la actividad técnica que desarrollan los miembros que conforman el departamento contable de la empresa y a la unidad de auditoria externa.

·         Servir de instrumento para salvaguardar los bienes de la empresa.

Finalidades del catálogo de cuentas

·         Establecer una norma de carácter constante que  reduzca los errores de clasificación y conservar cifras sobre una base consistente.

·         Producir economía de tiempo y gastos.

·         Estructura el sistema contable implementado, incluyendo el de costos, en caso de empresas industriales.

·         Facilitar y hacer posible la consolidación de cifras de sucursales, y casa matriz.

Elementos básicos del catálogo de cuentas

Elemento numérico: Es un número o letra que se le asigna a determinada cuenta o subcuenta convirtiéndose como un  símbolo clave.

Elemento  descriptivo: Es un nombre, título o denominación de las diferentes cuentas que utiliza una empresa para registrar las operaciones que realiza.

Esquema de clasificación del catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas ha sido estructurado sobre la base de un sistema de codificación numérico decimal, con una denominación de cuentas que contempla distintos niveles de agregación, distinguiendo:

ELEMENTO NÚMERICO	ELEMENTO DESCRIPTIVO
UN DÍGITO	TÍTULOS DE AGRUPACIÓN
DOS DÍGITOS	RUBROS DE AGRUPACIÓN
CUATRO DÍGITOS	CUENTA DE MAYOR
SEIS DÍGITOS	SUBCUENTA PRINCIPAL
OCHO DÍGITOS	SUBCUENTA SECUNDARIA

Los grupos de clasificación definidos dentro de la estructura, están asociados a los derechos, obligaciones e inversión de los accionistas, así como a los resultados deudores y acreedores por las operaciones de la empresa. Los elementos establecidos se presentan a continuación:

CÓDIGO	TÍTULOS DE AGRUPACIÓN
1.	ACTIVO
2.	PASIVO
3.	PATRIMONIO NETO
4.	CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
5.	CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS
6.	CUENTA LIQUIDADORA DE RESULTADOS

Identificados por dos dígitos, a continuación se detallan los rubros de agrupación:

CÓDIGO	TÍTULOS DE AGRUPACIÓN/RUBROS DE AGRUPACIÓN
1.	ACTIVO
11.	ACTIVO CORRIENTE
12.	ACTIVO NO CORRIENTE
2.	PASIVO
21.	PASIVO CORRIENTE
22.	PASIVO NO CORRIENTE
3.	PATRIMONIO NETO
31.	CAPITAL CONTABLE
4.	CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
41.	COSTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN
42.	GASTOS DE NO OPERACIÓN
5.	CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS
51.	INGRESOS POR OPERACIONES CONTINUAS
52.	INGRESOS DE NO OPERACIÓN
6.	CUENTA LIQUIDADORA DE RESULTADOS
61.	CUENTA DE CIERRE

Las cuentas de mayor agruparán los eventos económicos de naturaleza homogénea, identificándose por cuatro dígitos, permitiendo que se agrupen un máximo de nueve cuentas por cada rubro de los elementos contables, ejemplo de la codificación de cuentas se presenta a continuación:

CÓDIGO	TÍTULO/RUBRO/CUENTA DE MAYOR
1.	ACTIVO
11.	ACTIVO CORRIENTE
1101.	EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
1102.	INVERSIONES TEMPORALES
1103.	CUENTAS POR COBRAR
1104.	ACCIONISTAS
1105.	CUENTAS POR COBRAR ARRENDAMIENTOS FINANCIEROS
1106.	IVA CRÉDITOS FISCALES
1107.	INVENTARIOS EN BODEGA AL COSTO
1108.	PARTES RELACIONADAS
1109.	GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Las subcuentas  principales identificadas por los seis dígitos, representan agrupaciones de eventos económicos que proveen valiosa información financiera, permitiendo generar subcuentas secundarias identificadas por los subsiguientes ocho dígitos, y así sucesivamente, en caso de ser necesario contar con mayor detalle.

Para que un catálogo de cuentas y su manual de aplicaciones sea presentado al contador público debidamente acreditado  por el Consejo de  Vigilancia de la Contaduría Pública y Auditoria para su autorización, se elabora de la siguiente manera:

Manual de aplicación de cuentas

Definiciones de manual de aplicación de cuentas

·           Es el documento técnico que explica en forma detallada y lógica el uso de las cuentas en el proceso contable, determinando su estructura de cargo, abono y saldo.

·           Es un libro por separado,  utilizado frecuentemente como herramienta de consulta en el ciclo contable, debido a que describe en forma detallada lo que se debe de registrar en cada una de ellas, así como lo que representa su saldo. Convirtiéndose como acompañante del catálogo de cuentas para formar el  plan de cuentas.

Objetivos de manual de aplicación de cuentas

·           Servir como instructivo para la mejor aplicación e interpretación de la cuenta, o sea, cómo se va a cargar, abonar y liquidar.

·           Facilitar el procesamiento de las operaciones contables.

·           Servir como  material de apoyo entre los contadores para unificar teoría cuando se deseen ubicar cuentas o hechos contables.

·           Proporcionar lineamientos adecuados de aplicación de las cuentas del catálogo de cuentas, minimizando los errores que se podrían cometer al momento de aplicarlo.

Finalidad del manual de aplicación de cuentas

·           Identificar claramente el contenido de cada cuenta, para efectos de control y análisis.

·           Resolver las dudas de los usuarios: Contador, asistente, auditor y otros interesados en cuanto a la aplicación de determinada cuenta.

·           Ilustrar el funcionamiento de las cuentas.

·           Constituirse en una norma escrita de carácter permanente que limite contratiempos en el registro de los distintos eventos económicos realizados por la empresa.

Síntesis

Para conocer la situación financiera y la ganancia o pérdida neta de una entidad económica es necesario la elaboración del balance de situación  general y estado de resultados. Ahora bien, para poder conocer los valores con los cuales se elaboran dichos estados es necesario llevar registros especiales para controlar en ellos los aumentos o disminuciones que originan las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y patrimonio. Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta.

La contabilidad moderna se fundamenta en un principio muy antiguo, el concepto de la partida doble, toda operación económica de cualquier entidad que se registre en la contabilidad se sustenta en este principio, el cual se puede definir como: No hay un cargo sin un abono o dicho de otra manera quien recibe: Se carga, y quien entrega: Se abona. Por lo general es el método que se sigue para registrar transacciones, mediante el cual siempre se ven afectadas por lo menos dos cuentas por cada transacción.

Luego de haber estudiado las reglas del cargo y abono, y de la partida doble, se puede establecer una teoría: Por cada cargo debe haber un abono, esto implica que toda aplicación contable debe ser balanceada es decir debe mantener un equilibrio entre los cargos y los abonos, no importa cuántos cargos existan el abono debe balancear la suma de estos. Por lo tanto se puede afirmar que la aplicación contable está cuadrada (término muy común entre los expertos contables), la sumatoria de los cargos es igual a la sumatoria de los abonos.

Finalmente, toda empresa independientemente de su tamaño y volumen de operaciones debe contar con un catálogo  de cuentas  y manual de aplicación de cuentas que se adapte a las circunstancias y naturaleza de los eventos económicos que realice, para tener un ordenamiento lógico en el registro de las transacciones de carácter técnico; así también para cumplir con aspectos legales cuando ya es sujeto de las obligaciones profesionales de todo comerciante, ambos documentos son autorizados por un contador público.

LA CUENTA (Contabilidad Financiera I)

La cuenta

  Para conocer la posición financiera y la ganancia o pérdida neta de una entidad económica es necesario la elaboración de  los documentos técnicos conocidos como balance de situación  general y estado de resultados.

Ahora bien, para poder conocer los valores con los cuales se elaboran dichos estados es necesario llevar registros especiales para controlar en ellos los aumentos o disminuciones que originan las transacciones efectuadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y patrimonio neto. Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta.

Cuenta: Es el lugar donde se anotan ordenadamente las variaciones que pueden ser de aumento o disminución que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y gastos. El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo la cuenta que controla las ventas al crédito se le llama cuentas por cobrar comerciales o clientes, a la que controla las compras de mercaderías  al crédito de nuestros proveedores se le denomina cuentas por pagar comerciales, entre otras; por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, pasivo o patrimonio neto, ingresos y gastos.

En el país, los especialistas en materia contable, han adoptado para la cuenta a través del catálogo de cuentas la siguiente clasificación en siete categorías, las cuales se detallan a continuación:  

·         Cuentas de activo

·         Cuentas de pasivo

·         Cuentas de patrimonio neto

·         Cuentas de resultado deudoras

·         Cuentas de resultado acreedoras

·         Cuenta liquidadora de resultados

·         Cuentas de memorando

De las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto se prepara y presenta el balance de situación general.

De las cuentas de resultado deudoras y acreedoras se prepara y presenta el estado de resultados.

Las partes de una cuenta son

·           Nombre: La asignación deberá ser clara, de tal manera que permita identificar fácil y plenamente el valor y concepto que en ella se acumula.

·           Debe: Es la parte izquierda de la cuenta.

·           Haber: Es la parte derecha de la cuenta.

·           Cargar: Significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta.

·           Abonar: Significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta.

·           Movimiento deudor (MD): Es la suma de los cargos de una cuenta.

1103 CUENTAS POR COBRAR

Cargos
1)	$	70,000.00
5)	$	20,000.00
7)	$	10,000.00
MD	$	100,000.00

·           Movimiento acreedor (MA): Es la suma de los abonos de una cuenta.

2102 CUENTAS POR PAGAR

			Abonos
			$	6,000.00	(2
			$	5,000.00	(4
			$	9,000.00	(6
			$	20,000.00	MA

·           Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor. Tipos de saldos: Deudor y acreedor.

Saldo deudor (SD): Es cuando el valor del  movimiento deudor es mayor que el valor del  movimiento acreedor.

1103 CUENTAS POR COBRAR

Cargos			Abonos
1)	$	70,000.00	$	14,000.00	(3
5)	$	20,000.00	$	25,000.00	(8
7)	$	10,000.00	$	21,000.00	(9
MD	$	100,000.00	$	60,000.00	MA
SD	$	40,000.00

Saldo acreedor (SA): Es cuando el valor del movimiento acreedor es mayor que el valor del movimiento deudor.

2102 CUENTAS POR PAGAR

Cargos			Abonos
10)	$	3,000.00	$	6,000.00	(2
13)	$	2,000.00	$	5,000.00	(4
16)	$	5,000.00	$	9,000.00	(6
MD	$	10,000.00	$	20,000.00	MA
			$	10,000.00	SA

·           Cuenta saldada: Es cuando el valor del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor.

1106 IVA CRÉDITOS FISCALES

Cargos			Abonos
11)	$	6,000.00
12)	$	1,000.00
14)	$	3,000.00	$	10,000.00	(15
MD	$	10,000.00	$	10,000.00	MA

Saldada

El registro de operaciones. Para registrar una operación adecuadamente se debe tener presente las reglas del cargo y abono, las reglas de la partida doble asimismo la igualdad numérica entre los movimientos.

Las reglas del cargo y abono

·           Las cuentas de activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas y su saldo es deudor.

·           Las cuentas de pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.

·           Las cuentas del patrimonio neto empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas  y su saldo es acreedor.

·           Las cuentas de resultado deudoras siempre se cargan, de tal manera que su saldo es deudor.

·           Cuentas de resultado acreedoras siempre se abonan, por lo tanto su saldo es acreedor.

Elementos de la contabilidad financiera	Cargos (+)	Abonos (-)	Saldo (=)
Cuentas de activo	Aumentan su saldo	Disminuyen su saldo	Deudor
Cuentas de pasivo	Disminuyen su saldo	Aumentan su saldo	Acreedor
Cuentas de patrimonio neto	Disminuyen su saldo	Aumentan su saldo	Acreedor
Cuentas de gastos	Aumentan su saldo	Disminuyen su saldo	Deudor
Cuentas de ingresos	Disminuyen su saldo	Aumentan su saldo	Acreedor

La partida doble

La contabilidad moderna se fundamenta en un principio muy antiguo, el concepto de la partida doble, toda operación económica de cualquier entidad que se registre en la contabilidad se sustenta en este principio, el cual se puede definir como: No hay un cargo sin un abono o dicho de otra manera quien recibe: Se carga, y quien entrega: Se abona.

Por lo general es el método que se sigue para registrar transacciones, mediante el cual siempre se ven afectadas por lo menos dos cuentas por cada transacción.

Reglas de la partida doble

 Si la teoría de la partida doble dice que a todo cargo corresponde un abono, las reglas de esta teoría se obtienen de las propias reglas del cargo y del abono como sigue:

Primera regla

Se tiene que cargar cuando aumenta el activo, este cargo debe ser  correspondido por un abono(s) en una o más cuenta(s), se puede presentar de cualquiera de las siguientes formas: Disminución del activo mismo, aumento en el pasivo y aumento en el patrimonio neto.

Segunda regla

Se tiene que cargar cuando disminuye el pasivo, este cargo debe ser correspondido por un abono(s) en una o más cuenta(s), se puede presentar de cualquiera de las siguientes alternativas: Disminución   del activo, aumento del pasivo mismo y aumento en el patrimonio neto.

Tercera regla

Se tiene que cargar cuando disminuye el patrimonio neto, este cargo debe ser correspondido por un abono(s) en una o más cuentas, el cual se puede presentar de cualquiera de las siguientes alternativas: Disminución   del activo, aumento del pasivo y aumento en el patrimonio neto mismo.

Teoría de la partida doble

Luego de haber estudiado las reglas del cargo y abono, y de la partida doble, se puede establecer una teoría: Por cada cargo debe haber un abono, esto implica que toda aplicación contable debe ser balanceada es decir debe mantener un equilibrio entre los cargos y los abonos, no importa cuantos cargos existan el abono debe balancear la suma de estos. Por lo tanto se puede  afirmar que la aplicación contable está cuadrada (término muy común entre los expertos contables) en otras palabras la sumatoria de los cargos es igual a la sumatoria de los abonos.

Igualdad numérica entre los movimientos

Como los efectos que producen las transacciones se registran en las cuentas, conservando la igualdad numérica del balance de situación general, es natural que la suma de los cargos y  de los abonos de cada asiento sea la misma. Por tanto, si los movimientos de las cuentas están formados con los cargos y abonos que han recibido, y éstos están compensados, es lógico que también la suma de los movimientos deudores de todas las cuentas sea igual a la suma de los movimientos acreedores de todas las cuentas.

Las entradas de efectivo se justificarán por medio de: Los comprobantes de crédito fiscal, las facturas a consumidor final y las notas de débito, que amparan la venta de bienes o los servicios prestados a los distintos clientes al contado o por la cancelación de bienes o servicios prestados al crédito; por el total de las operaciones diarias se emitirá un comprobante de ingresos en formulario preparado para tal fin, al cual se anexarán los justificantes correspondientes en los que se indicará la fecha y numeración correlativa que le corresponda dentro de  los  movimientos de caja.

Toda recepción de efectivo durante el día se deberá remesar  íntegramente a las instituciones financieras con las cuales mantenga relación la empresa al siguiente día hábil.

Todos los desembolsos se harán por medio de cheques a cargo de las cuentas corrientes US$ que la empresa tenga en los bancos, en ningún caso se harán pagos en efectivo con fondos tomados de las recaudaciones diarias. Los cheques se emitirán contra presentación de los documentos justificativos que motiven el pago, tales como: Planillas de sueldos, comprobantes de crédito fiscal o notas de débito por compras de productos o servicios y en general por todas aquellas erogaciones que efectúe la empresa en el giro normal de sus operaciones. Por todas las erogaciones diarias se elaborará  un solo comprobante de egresos, en el formulario preparado para tal efecto.

Las Partidas de diario se elaborarán de acuerdo con la naturaleza de cada operación y a medida que estas se presenten; tales como provisiones de gastos o ingresos, traspaso de cuentas, obligaciones a favor o cargo de la empresa, corrección de errores, ajustes de valuación. Se utilizará en las partidas el formulario diseñado al respecto debiendo ser fechado y numerado en orden cronológico y correlativamente, anexando los documentos justificantes correspondientes. Los comprobantes de diario serán autorizados por el propietario de la empresa o por quien el designe; previo a su anotación en los registros respectivos.