LA CUENTA (Contabilidad Financiera I)

La cuenta

  Para conocer la posición financiera y la ganancia o pérdida neta de una entidad económica es necesario la elaboración de  los documentos técnicos conocidos como balance de situación  general y estado de resultados.

Ahora bien, para poder conocer los valores con los cuales se elaboran dichos estados es necesario llevar registros especiales para controlar en ellos los aumentos o disminuciones que originan las transacciones efectuadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y patrimonio neto. Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta.

Cuenta: Es el lugar donde se anotan ordenadamente las variaciones que pueden ser de aumento o disminución que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y gastos. El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo la cuenta que controla las ventas al crédito se le llama cuentas por cobrar comerciales o clientes, a la que controla las compras de mercaderías  al crédito de nuestros proveedores se le denomina cuentas por pagar comerciales, entre otras; por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, pasivo o patrimonio neto, ingresos y gastos.

En el país, los especialistas en materia contable, han adoptado para la cuenta a través del catálogo de cuentas la siguiente clasificación en siete categorías, las cuales se detallan a continuación:  

·         Cuentas de activo

·         Cuentas de pasivo

·         Cuentas de patrimonio neto

·         Cuentas de resultado deudoras

·         Cuentas de resultado acreedoras

·         Cuenta liquidadora de resultados

·         Cuentas de memorando

De las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto se prepara y presenta el balance de situación general.

De las cuentas de resultado deudoras y acreedoras se prepara y presenta el estado de resultados.

Las partes de una cuenta son

·           Nombre: La asignación deberá ser clara, de tal manera que permita identificar fácil y plenamente el valor y concepto que en ella se acumula.

·           Debe: Es la parte izquierda de la cuenta.

·           Haber: Es la parte derecha de la cuenta.

·           Cargar: Significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta.

·           Abonar: Significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta.

·           Movimiento deudor (MD): Es la suma de los cargos de una cuenta.

1103 CUENTAS POR COBRAR

Cargos
1)	$	70,000.00
5)	$	20,000.00
7)	$	10,000.00
MD	$	100,000.00

·           Movimiento acreedor (MA): Es la suma de los abonos de una cuenta.

2102 CUENTAS POR PAGAR

			Abonos
			$	6,000.00	(2
			$	5,000.00	(4
			$	9,000.00	(6
			$	20,000.00	MA

·           Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor. Tipos de saldos: Deudor y acreedor.

Saldo deudor (SD): Es cuando el valor del  movimiento deudor es mayor que el valor del  movimiento acreedor.

1103 CUENTAS POR COBRAR

Cargos			Abonos
1)	$	70,000.00	$	14,000.00	(3
5)	$	20,000.00	$	25,000.00	(8
7)	$	10,000.00	$	21,000.00	(9
MD	$	100,000.00	$	60,000.00	MA
SD	$	40,000.00

Saldo acreedor (SA): Es cuando el valor del movimiento acreedor es mayor que el valor del movimiento deudor.

2102 CUENTAS POR PAGAR

Cargos			Abonos
10)	$	3,000.00	$	6,000.00	(2
13)	$	2,000.00	$	5,000.00	(4
16)	$	5,000.00	$	9,000.00	(6
MD	$	10,000.00	$	20,000.00	MA
			$	10,000.00	SA

·           Cuenta saldada: Es cuando el valor del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor.

1106 IVA CRÉDITOS FISCALES

Cargos			Abonos
11)	$	6,000.00
12)	$	1,000.00
14)	$	3,000.00	$	10,000.00	(15
MD	$	10,000.00	$	10,000.00	MA

Saldada

El registro de operaciones. Para registrar una operación adecuadamente se debe tener presente las reglas del cargo y abono, las reglas de la partida doble asimismo la igualdad numérica entre los movimientos.

Las reglas del cargo y abono

·           Las cuentas de activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas y su saldo es deudor.

·           Las cuentas de pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.

·           Las cuentas del patrimonio neto empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas  y su saldo es acreedor.

·           Las cuentas de resultado deudoras siempre se cargan, de tal manera que su saldo es deudor.

·           Cuentas de resultado acreedoras siempre se abonan, por lo tanto su saldo es acreedor.

Elementos de la contabilidad financiera	Cargos (+)	Abonos (-)	Saldo (=)
Cuentas de activo	Aumentan su saldo	Disminuyen su saldo	Deudor
Cuentas de pasivo	Disminuyen su saldo	Aumentan su saldo	Acreedor
Cuentas de patrimonio neto	Disminuyen su saldo	Aumentan su saldo	Acreedor
Cuentas de gastos	Aumentan su saldo	Disminuyen su saldo	Deudor
Cuentas de ingresos	Disminuyen su saldo	Aumentan su saldo	Acreedor

La partida doble

La contabilidad moderna se fundamenta en un principio muy antiguo, el concepto de la partida doble, toda operación económica de cualquier entidad que se registre en la contabilidad se sustenta en este principio, el cual se puede definir como: No hay un cargo sin un abono o dicho de otra manera quien recibe: Se carga, y quien entrega: Se abona.

Por lo general es el método que se sigue para registrar transacciones, mediante el cual siempre se ven afectadas por lo menos dos cuentas por cada transacción.

Reglas de la partida doble

 Si la teoría de la partida doble dice que a todo cargo corresponde un abono, las reglas de esta teoría se obtienen de las propias reglas del cargo y del abono como sigue:

Primera regla

Se tiene que cargar cuando aumenta el activo, este cargo debe ser  correspondido por un abono(s) en una o más cuenta(s), se puede presentar de cualquiera de las siguientes formas: Disminución del activo mismo, aumento en el pasivo y aumento en el patrimonio neto.

Segunda regla

Se tiene que cargar cuando disminuye el pasivo, este cargo debe ser correspondido por un abono(s) en una o más cuenta(s), se puede presentar de cualquiera de las siguientes alternativas: Disminución   del activo, aumento del pasivo mismo y aumento en el patrimonio neto.

Tercera regla

Se tiene que cargar cuando disminuye el patrimonio neto, este cargo debe ser correspondido por un abono(s) en una o más cuentas, el cual se puede presentar de cualquiera de las siguientes alternativas: Disminución   del activo, aumento del pasivo y aumento en el patrimonio neto mismo.

Teoría de la partida doble

Luego de haber estudiado las reglas del cargo y abono, y de la partida doble, se puede establecer una teoría: Por cada cargo debe haber un abono, esto implica que toda aplicación contable debe ser balanceada es decir debe mantener un equilibrio entre los cargos y los abonos, no importa cuantos cargos existan el abono debe balancear la suma de estos. Por lo tanto se puede  afirmar que la aplicación contable está cuadrada (término muy común entre los expertos contables) en otras palabras la sumatoria de los cargos es igual a la sumatoria de los abonos.

Igualdad numérica entre los movimientos

Como los efectos que producen las transacciones se registran en las cuentas, conservando la igualdad numérica del balance de situación general, es natural que la suma de los cargos y  de los abonos de cada asiento sea la misma. Por tanto, si los movimientos de las cuentas están formados con los cargos y abonos que han recibido, y éstos están compensados, es lógico que también la suma de los movimientos deudores de todas las cuentas sea igual a la suma de los movimientos acreedores de todas las cuentas.

Las entradas de efectivo se justificarán por medio de: Los comprobantes de crédito fiscal, las facturas a consumidor final y las notas de débito, que amparan la venta de bienes o los servicios prestados a los distintos clientes al contado o por la cancelación de bienes o servicios prestados al crédito; por el total de las operaciones diarias se emitirá un comprobante de ingresos en formulario preparado para tal fin, al cual se anexarán los justificantes correspondientes en los que se indicará la fecha y numeración correlativa que le corresponda dentro de  los  movimientos de caja.

Toda recepción de efectivo durante el día se deberá remesar  íntegramente a las instituciones financieras con las cuales mantenga relación la empresa al siguiente día hábil.

Todos los desembolsos se harán por medio de cheques a cargo de las cuentas corrientes US$ que la empresa tenga en los bancos, en ningún caso se harán pagos en efectivo con fondos tomados de las recaudaciones diarias. Los cheques se emitirán contra presentación de los documentos justificativos que motiven el pago, tales como: Planillas de sueldos, comprobantes de crédito fiscal o notas de débito por compras de productos o servicios y en general por todas aquellas erogaciones que efectúe la empresa en el giro normal de sus operaciones. Por todas las erogaciones diarias se elaborará  un solo comprobante de egresos, en el formulario preparado para tal efecto.

Las Partidas de diario se elaborarán de acuerdo con la naturaleza de cada operación y a medida que estas se presenten; tales como provisiones de gastos o ingresos, traspaso de cuentas, obligaciones a favor o cargo de la empresa, corrección de errores, ajustes de valuación. Se utilizará en las partidas el formulario diseñado al respecto debiendo ser fechado y numerado en orden cronológico y correlativamente, anexando los documentos justificantes correspondientes. Los comprobantes de diario serán autorizados por el propietario de la empresa o por quien el designe; previo a su anotación en los registros respectivos.