EFECTIVO EN BANCOS

OBJETIVO EDUCATIVO: Que el educando conozca y sea capaz de explicar las reglas de medición, reconocimiento y presentación del efectivo en Bancos. Así como la aplicación del marco legal y la normativa técnica. 

Efectivo en Bancos:

En clases anteriores definimos el efectivo en Bancos como el reconocimiento de los aumentos y las disminuciones que sufre el efectivo propiedad de una entidad económica, depositado en instituciones del sistema financiero como consecuencia de las transacciones realizadas.

Mencionamos que los depósitos a la vista deben tener el mismo nivel de liquidez del efectivo, es decir, se pueden retirar en cualquier momento sin penalización.

Bases de Medición (NIIF para PYMES párrafo 2.34)

Las bases de medición del efectivo en caja, aplican también para el efectivo en bancos, en la medición inicial y en la medición posterior.

Normas de presentación del efectivo

Las normas de presentación del efectivo en caja, aplican también para el efectivo en bancos.

Control interno del efectivo en bancos.

La definición de control interno y los principios generales del efectivo en caja, aplican también para el efectivo en bancos.

De igual forma el sistema básico de control interno para el área de efectivo en caja, aplican también para el efectivo en bancos.  Sin embargo, deberán tomarse en cuenta o agregarse lo siguiente:

1. Los pagos deben realizarse por medio de cheques nominativos, con firmas mancomunadas.
2. Se debe realizar conciliaciones bancarias de forma periódica.

Conciliación Bancaria:

Dentro del manejo del efectivo entre las empresas no solo las entradas y salidas de caja se deben proteger con medidas de control interno. También es necesario proteger el efectivo que está depositado en las instituciones del sistema financiero. Este efectivo no está a la mano para contarlo, pero se verifica elaborando una conciliación bancaria.

La conciliación bancaria consiste en hacer una confrontación del estado de cuenta enviado mensualmente por una entidad del sistema financiero, con la cuenta "Banco" que se encuentra registrada en el libro mayor auxiliar de la entidad, con el propósito de verificar y/o comparar si todas las operaciones que aparecen en el estado de cuenta de la institución financiera, están registradas en el libro mayor auxiliar de la entidad.

De esta forma descubriremos las posibles diferencias, o semejanzas que hay entre los dos, determinando el saldo exacto que debe tener dicha cuenta.

La entidad debe abrir una cuenta corriente en tales instituciones, las cuales harán entrega de un talonario de cheques numerados progresivamente con los datos de la empresa. 

El artículo 793 de la Ley de Bancos establece que los datos que debe contener un cheque son: 

                      I.        Número y serie.

                     II.        Mención "cheque", inserta en el texto.

                    III.        Nombre y domicilio del banco contra el cual se libra.

                   IV.        Orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero, indicando la cantidad en letras o en números. En caso de que la cantidad solamente conste en números, deberá estamparse con máquina protectora. Cualquier convenio inserto en el cheque se tendrá por no escrito.

                    V.        Nombre de la persona a cuyo favor se libre o indicación de ser al portador.

                   VI.        Lugar y fecha de expedición.

                  VII.        Firma autógrafa del librador.

Cada mes, el banco enviará a la empresa un estado que muestre los movimientos realizados en ese periodo, los cuales se integran por:

a)     El saldo inicial, que representa la cantidad de efectivo que se tiene depositada al principio del mes.

b)    Los depósitos y demás cantidades que se sumaron a la cuenta.

c)     Los cheques pagados y demás cantidades que se disminuyeron o restaron de la cuenta.

d)    El saldo final, que representa la cantidad de efectivo que se tiene depositada y disponible al fin de mes.

Si no hubiese omisiones o errores por parte del banco ni de la entidad, el saldo de efectivo que presenta la cuenta del mayor auxiliar del banco en la contabilidad será igual al que arrojen los registros de la institución financiera a la misma fecha, sin embargo, en el mundo de los negocios, rara vez sucede que los saldos del auxiliar de bancos coinciden con el saldo del estado de cuenta. Esta desigualdad puede derivarse, entre otras, de alguna de las siguientes situaciones:

Posibles diferencias entre el saldo según el auxiliar de bancos y el estado de cuenta

a)     Depósitos que la empresa efectuó demasiado tarde para poder ser incluidos dentro del estado de cuenta de ese mes; esos depósitos, que ya forman parte del efectivo de la entidad y que por su depósito fuera de tiempo no se reflejarán en ese mes.

b)    Cheques que la empresa expidió y entregó a sus beneficiarios, pero que éstos no se presentaron a cobrar al banco.

c)     Errores que comete la empresa en sus registros al cargar o abonar de más o de menos.

d)    Cargos por servicios bancarios que el banco cobra a sus cuentahabientes por manejo de cuenta o por concepto de intereses. Estos importes el banco los maneja mediante notas de cargo.

e)     Cheques que el banco devuelve porque no se disponía de fondos para cubrirlos. El banco, al momento de recibir el cheque, lo incrementa en el efectivo de la compañía, pero al constatar la falta de fondos, lo deduce de la propia cuenta.

f)     Pago de documentos. Es común que la empresa aproveche los servicios que el banco le brinda para pagar sus documentos, los cuales liquida el banco junto con los intereses que pudiesen existir.

g)    Cobro de documentos. Igual que el caso anterior, las empresas pueden solicitar los servicios del banco para cobrar sus documentos y los intereses que generen. Por este servicio el banco cobra honorarios. El cobro de tales documentos se incrementa a la cuenta de la empresa y la información se conoce al recibir la nota de abono.

h)      Errores cometidos por el banco al registrar cantidades de más o menos, al cargar o abonar la cuenta de la compañía.

Cuando el saldo del registro auxiliar de bancos de la empresa no coincide con el saldo del estado de cuenta del banco, es necesario cotejar los movimientos de los registros de la empresa y con los del estado de cuenta bancario, para investigar la causa de tales diferencias,

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

Conciliación aritmética

Tiene por objeto hacer coincidir el saldo según auxiliar con el saldo según estado de cuenta del banco,

Esta conciliación podemos realizarla de dos formas, ya sea partiendo del saldo según auxiliar de bancos de la empresa, y mediante sumas y restas llegar al saldo según estado de cuenta bancario; o bien, partiendo del saldo según estado de cuenta bancario y mediante sumas y restas, llegar al saldo según auxiliar de bancos de la empresa.

Saldos correctos

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales.

Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1.     Se presentan los “Reconocimientos no registrados por el Banco”, se toman en cuenta en este renglón lo siguiente:

a)     Cheques no cobrados: son aquellos que a consecuencia de haberse emitido próximo a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá en los libros de la entidad y no estará en el estado de cuenta bancario.

b)     Depósitos en Tránsito: son aquellos que por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta bancario del mes.

2.     Se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las transacciones no asentadas u omitidas por parte de empresa:

a)     Notas de Abono: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

b)     Notas de Cargo: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

c)     Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

d)     Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3.     Se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los documentos cotejados:

a)     Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

                   i.    Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

                  ii.    Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

                 iii.    Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

                 iv.    Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.

                  v.    Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

                 vi.    Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

                vii.    Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

b)     Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:

                i.    Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

               ii.    Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

             iii.    Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

                 iv.    Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.

                  v.    Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.

               vi.    Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.

                vii.    Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

               viii.    Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.

ASPECTOS LEGALES DE EFECTIVO EN BANCOS

DECRETO No. 697    LEY DE BANCOS

Art. 51 Los bancos podrán efectuar las siguientes operaciones en moneda nacional o extranjera:

a)     Recibir depósitos a la vista, retirables por medio de cheques u otros medios;

b)    Recibir depósitos a plazo;

c)     Recibir depósitos de ahorro;

d)    Captar fondos mediante la emisión de títulos de capitalización de ahorro,

e)     Captar fondos mediante la emisión y colocación de cédulas hipotecarias;

f)     Captar fondos mediante la emisión de bonos, u otros títulos valores negociables;

g)    Captar fondos mediante la emisión de certificados de depósito, cédulas hipotecarías, bonos o cualquier otra modalidad que permita la captación de recursos de mediano y largo plazo para su colocación en el financiamiento de la vivienda, destinada a familias de bajos y medianos ingresos;

h)     Aceptar letras de cambio giradas a plazos contra el banco que provengan de operaciones de bienes o servicios;

i)      Descontar letras de cambio, pagarés, facturas y otros documentos que representen obligaciones de pago;

j)      Adquirir, ceder, celebrar contratos con pacto de retroventa y transferir a cualquier título efectos de comercio, títulos valores y otros instrumentos representativos de obligaciones de sociedades, excepto acciones de éstas cuando no fueren de las permitidas por el artículo 190 de esta ley; así como realizar similares operaciones con títulos valores emitidos o garantizados por el Estado o emitidos por el Banco Central y participar en el mercado secundario de hipotecas;

k)     Aceptar y administrar fideicomisos, con la previa autorización de la Superintendencia;

l)      Contratar créditos y contraer obligaciones con el Banco Central, bancos e instituciones financieras en general, del país o del extranjero;

m)   Mantener activos y pasivos en monedas extranjeras y efectuar operaciones de compra y venta de divisas;

n)     Aceptar, negociar y confirmar cartas de crédito y crédito documentario, lo mismo que expedir tales cartas de crédito;

o)    Asumir obligaciones pecuniarias de carácter contingente mediante el otorgamiento de avales, fianzas u otras garantías, asegurando a favor de tercero el cumplimiento de una obligación determinada a cargo de algunos de sus clientes;

p)    Efectuar cobranzas, pagos, transferencias de fondos y emitir tarjetas de crédito;

q)    Emitir letras, cobranzas, órdenes de pago y giros contra sus propias oficinas o corresponsales;

r)      Recibir valores y efectos para su custodia y prestar en general servicios de caja de seguridad y transporte de especies  monetarias y valores;

s)     Servir de agentes financieros de instituciones y empresas nacionales, extranjeras o internacionales, para al colocación de recursos en el país;

t)      Conceder todo tipo de préstamos, tales como los referidos a las actividades relacionadas con la agricultura, ganadería, industria, comercio, transporte, construcción y demás formas de producción de bienes y servicios, adquisición de bienes duraderos y gastos de consumo;

u)     Conceder créditos hipotecarios para la adquisición de viviendas o terrenos, sus mejoras, reparaciones, o cualquier otro destino de carácter habitacional;

v)     Transferir a cualquier título de su cartera, así como adquirir créditos, siempre y cuando dichas operaciones no se efectuaren con pacto de retroventa, el cual en caso de pactarse será nulo y de ningún valor; y

w)    Otras operaciones activas y pasivas de crédito y otros servicios bancarios que apruebe el Banco Central.

DECRETO LEGISLATIVO Nº: 671   CÓDIGO DE COMERCIO

CAPITULO VIII   CHEQUE

SECCIÓN "A"   NATURALEZA Y FORMA

Art. 793.- El cheque debe contener:

               VIII.        Número y serie.

                IX.        Mención "cheque", inserta en el texto.

                 X.        Nombre y domicilio del banco contra el cual se libra.

         XI.        Orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero, indicando la cantidad en letras o en números. En caso de que la cantidad solamente conste en números, deberá estamparse con máquina protectora. Cualquier convenio inserto en el cheque se tendrá por no escrito.

                 XII.        Nombre de la persona a cuyo favor se libre o indicación de ser al portador.

                XIII.        Lugar y fecha de expedición.

               XIV.        Firma autógrafa del librador.

Art. 794.- Solamente producirá efectos de cheque, el librado con sujeción a lo indicado en el artículo anterior y a cargo de una institución bancaria debidamente autorizada.

Tampoco producirá efecto de cheque, el que contenga raspaduras, testaduras, interlineados o enmiendas.

Art. 797.- El cheque puede expedirse:

                    I.        A nombre de persona determinada, que puede ser el mismo librador o un tercero, y en ambos casos se entenderá a la orden.

                    II.        A favor de persona determinada, con la cláusula "no a la orden", "no negociable" u otra equivalente. Si el beneficiario fuese el librado mismo, el cheque, sin excepción, no será negociable.

                    III.        Al portador.

SECCIÓN "B” PRESENTACIÓN Y PAGO

Art. 804.- El cheque será siempre pagadero a la vista. Cualquier inserción en contrario se tendrá por no escrita.

SECCIÓN "D"   CHEQUES ESPECIALES

Art. 822.- Son cheques especiales:

                      I.        El cheque cruzado.

                     II.        El cheque para abono en cuenta.

                    III.        El cheque certificado.

                   IV.        El cheque de viajero.

                    V.        El cheque con provisión garantizada o cheque limitado.

                   VI.        El cheque circular.

                  VII.        El cheque de caja o de gerencia.