Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos, rendimientos devengados y no recibidos y cualquier otro concepto análogo (relación semejante)
Las cuentas y documentos por cobrar se constituyen en una de las
alternativas más viables para el crecimiento de las entidades, puesto que al
otorgar créditos, incrementan sus utilidades, lo que les permite desarrollarse,
sin embargo, también implican un riesgo inherente a ellas por la morosidad de
los clientes lo que afecta la liquidez.
Ninguna entidad puede tener certeza del pago de sus clientes, dado
que por diversos motivos, ajenos o no a su control, estos no pueden cancelar
sus deudas y por consiguiente una alta inversión en cuenta por cobrar puede
volver insolvente la organización.
Definiciones.
- Las cuentas y documentos por cobrar es una cuenta
de activo de naturaleza deudora que representa los derechos adquiridos por
una entidad, de exigir a terceros el cumplimiento de obligaciones
provenientes de la venta de bienes o prestación de servicios al crédito
y/o de otras situaciones ajenas a la actividad principal de la misma.
- Según
- Los que la entidad tenga la intención de vender
inmediatamente o en un futuro próximo, que serán clasificados como
mantenidos para negociar y los que la entidad, en el momento del
reconocimiento inicial, haya designado para su contabilización al valor
razonable con cambios en resultados;
- Los que la entidad designe en el momento de reconocimiento
inicial como disponibles para la venta; o
- Los que no permitan al tenedor la recuperación
sustancial de toda la inversión inicial, por circunstancias diferentes a
sus deterioro crediticio, que serán clasificados como mantenidos para la
venta.
Clasificación.
Reglas de presentación y
valuación.
Reglas de presentación
Las cuentas y
documentos por cobrar a corto plazo se presentan en el balance general dentro
del grupo del activo corriente inmediatamente después del efectivo y equivalentes
y las inversiones temporales; las que sean consideradas a largo plazo se
presentarán en el activo no corriente.
Reglas de
valuación
Las cuentas y
documentos por cobrar deben computarse al valor pactado originalmente del
derecho exigible menos la estimación para cuentas incobrables.
Las cuentas y
documentos por cobrar en moneda extranjera deben actualizarse al tipo de cambio
aplicable vigente a la fecha del balance debiendo revelarse este hecho.
Registro contable.
Los clientes son la principal subcuenta de cuentas por cobrar. En
ella se detallan todos los clientes de la cartera de la empresa. Para cada
cliente debe existir un expediente en el cual se consigne toda la información
concerniente en ellos y un registro detallado de los pagos con su saldo
correspondiente.
La subcuenta de clientes refleja el total que éstos deben a la
entidad, para ello se registra el movimiento de los clientes de manera
particular en los mayores auxiliares. Existe un mayor auxiliar para cada
individuo que conforma la totalidad de la cartera de clientes. Y
posteriormente, se suman los saldos de los mayores auxiliares y se anotan en el
mayor general de clientes, de donde se toma el saldo que se registrará en el
balance general.
La administración debe tener además un expediente en el cual se
disponga de información sobre el cliente, como nombre, dirección, teléfono,
referencias personales, lugar de trabajo, investigación crediticia en red y
documentación que se presentó al momento de solicitar el crédito.
Control interno de las
cuentas y documentos por cobrar.
Uno de los principios más importantes del control interno es que
los empleados que tienen la custodia del efectivo y otros activos negociables
no deben llevar los registros contables. Comúnmente, en un negocio pequeño, un
empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo, de llevar los
registros de las cuentas y documentos por cobrar, de expedir notas de crédito y
de cancelar las cuentas incobrables, esta combinación de funciones es una
invitación al fraude.
Algunos procedimientos de control interno aplicable a las cuentas
y documentos por cobrar son los siguientes:
- Los funcionarios independientes responsables de
la cobranza no deben estar relacionados con los encargados de las cuentas
y documentos por cobrar, pues el funcionario actúa como elemento de
control de trabajo del encargado del registro auxiliar y del cajero.
- Si hay más de un funcionario o empleado encargado
del auxiliar de cuentas por cobrar, habrá que cambiarlo de sección o de
responsabilidad ocasionalmente, ciertamente la rotación de personal
permite la rotación de responsabilidad, lo cual permite la verificación de
un encargado a otro.
- El funcionario responsable de aprobar y otorgar
créditos debe de estar separado de las secciones y personas encargadas del
departamento de crédito, del encargado del registro auxiliar y de todas
las personas relacionadas con las cuentas y documentos por cobrar.
- Deberán establecerse políticas para la
autorización de líneas de crédito por funcionarios debidamente autorizados
y facultados por escrito.
- Las cuentas canceladas por incobrables deberán
ser autorizadas por un funcionario facultado para ello.
- Elaborar periódicamente reportes de antigüedad de
saldos, por personal diferente e independiente de las funciones de cuentas
y documentos por cobrar, para obtener información sobre pagos no
registrados equivocadamente.
Aplicación de aspectos
legales.
Aspectos mercantiles:
- Art. 443, 444 y 454 del Código de Comercio.
- Letra de cambio (Art. 702 al 787 del Código de Comercio):
título valor empleado para hacer valer el derecho proveniente de una
transacción de crédito, que puede ser aceptación negociable, letra
negociable, aceptación comercial o aceptación bancaria.
- Pagaré (Art. 788 al 792 del Código de Comercio):
título valor a la orden empleado para hacer valer el derecho proveniente
de transacciones crediticias.
Aspectos tributarios:
- Art. 31 numeral 2) de la ley de impuesto sobre la
renta.
- Art. 37 y 38 del reglamento de la ley de impuesto
sobre la renta.
Cancelación de cuentas
por cobrar por ser consideradas incobrables.
Las entidades disponen de dos métodos para determinar las cuentas
incobrables:
1-
Método de Estimaciones o
pronósticos: se realizan pronósticos del monto probable de las cuentas que no
se cobrarán y se constituye una estimación.
2-
Método de cancelación
Directa: se espera hasta que una cuenta se declare como incobrable para
cancelarla.
El primer método a estudiar se denomina método de estimación o pronósticos, bajo este método existen las
siguientes formas de estimar una cuenta como incobrable:
- Método de las ventas al crédito
- Método del saldo de las cuentas por cobrar.
- Método del Reporte de Antigüedad de Saldo.
- Método de las ventas al crédito: Con base a estudios
históricos y estadísticos se realiza el siguiente proceso:
- Se establece el promedio anual de las ventas al crédito y
del saldo de las cuentas incobrables de un periodo específico.
- Se determina la relación porcentual promedio de las cuentas
incobrables respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de cuentas
incobrables / Promedio de ventas al crédito * 100).
- Se realiza la
multiplicación del porcentaje obtenido con el valor las ventas al crédito
del periodo investigado.
- Elaborar los registros
contables correspondientes.
- Método del saldo de las cuentas por cobrar. Al igual que el
método de las ventas al crédito, se obtienen datos históricos de los
saldos de las cuentas por cobrar y del saldo de las cuentas incobrables de
un periodo específico:
- Se establece el promedio anual del saldo de las cuentas por
cobrar y del saldo de las cuentas incobrables de un periodo específico.
- Se determina la relación porcentual promedio de las cuentas
incobrables respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de cuentas
incobrables / Promedio de saldo de cuentas por cobrar * 100).
- Se realiza la
multiplicación del porcentaje obtenido con el valor del saldo de la
cuentas por cobrar del periodo investigado.
- Elaborar los registros
contables correspondientes.
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