CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

OBJETIVO EDUCATIVO: Que el educando conozca y sea capaz de explicar las normas de control interno aplicables al efectivo y equivalentes al efectivo al efectivo.

Debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de control adecuado para prevenir irregularidades y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para su uso personal.

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Los principios generales comúnmente por la administración al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo referente al activo, pueden asumirse como sigue:

• Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del efectivo en caja y bancos.
• En cada operación relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos personas.
• Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables.
• La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en caja y bancos, será exclusivo del departamento de contabilidad.

En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo debe incluir las siguientes medidas:

1.     Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización de las operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de caja.

2.     Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el efectivo y registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma que:

a.     Se minimiza la aparición de errores.

b.    Los errores que se presentan se pueden detectar y

c.     El fraude no se puede ocultar fácilmente

d.    Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un día, deberán remesarse en forma    íntegra (100%) al banco respectivo, el día hábil siguiente después de realizada la operación diaria.

3.     Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho pago y su respectiva aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.

4.     Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.

5.     Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin de solventar pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.

6.     El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa.

Fondo de caja

La cuenta Caja debe presentar en cualquier momento, y al finalizar el ejercicio, el valor nominal del dinero en efectivo y sus equivalentes, propiedad de la entidad, físicamente representados por billetes, monedas metálicas, giros bancarios, postales o telegráficos, metales preciosos amonedados y moneda extranjera.

Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en cualquier momento en que se juzgue conveniente, debe cerciorarse de la corrección de la existencia del efectivo en custodia del cajero, para lo cual se realiza una actividad denominada arqueo de caja, que consiste en el recuento físico de la existencia del efectivo y sus equivalentes en poder del cajero.

El resultado del arqueo se hará constar en un documento denominado “arqueo de caja”, el cual reúne las características expuestas en la siguiente figura:

 LA ENTIDAD, S.A DE C.V.
ARQUEO DE FONDOS

TIPO DE CAJA ______________________________________________________________
HORA DE INICIO__________________        HORA DE FINALIZACION____________

MONTO DEL FONDO_______________       FECHA___________________________

CONCEPTO	DENOMINACION	CANTIDAD	TOTALES
DOLARES
Billetes de	$        100.00
Billetes de	50.00
Billetes de	20.00
Billetes de	10.00
Billetes de	5.00
Billetes de	1.00
Moneda Fraccionaria
OTRO TIPO DE MONEDA
SUB TOTAL
Vales Provisionales
Vales Definitivos
Documentación
Cheques
Total Según Arqueo Practicado
Total Según Fondos Autorizados
Diferencia.

OBSERVACIÓN__________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Por este medio hago constar que este día me fueron arqueados los valores bajo mi custodia por un monto de ____________ y son propiedad de la empresa, los cuales fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfacción, una vez terminado el arqueo.

    ______________________________               _________________________

     Nombre y Firma del Auditor Interno               Nombre y Firma del Custodio

Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor pueden presentarse dos situaciones:

1)     Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en cuyo caso no será necesario efectuar ningún ajuste, puesto que el saldo contabilizado coincide con la realidad.

2)     Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en cuyo caso las diferencias pueden ser de dos tipos:

a)     Que el importe del arqueo sea mayor al saldo según libros.

b)    Que el importe del arqueo sea menor al saldo según libros.

Respecto a la denominación de faltante o sobrante, es conveniente señalar que en todos los casos se tomará como punto de referencia el libro mayor, es decir, el saldo según libros se ajustará para que su importe coincida con el importe arrojado por el arqueo, y no a la inversa.

a)     Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo según libros

En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según arqueo) puede originarse por:

ü  Causas fácilmente identificables

  Dentro de los faltantes debidos a causas fácilmente identificables, pueden mencionar se las operaciones no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste será el de la operación realizada y no reportada por el cajero; es decir, se cargará a la cuenta Caja y se abonará a la cuenta que corresponda.

ü  Causas difícilmente identificables

  En el caso de faltantes por causas difícilmente identificables, es decir, que no se cuenta con todos los elementos necesarios para determinar el origen del faltante en libros, se procederá de la siguiente manera:

Si el importe del faltante es considerable, con base en la característica de la importancia relativa, ya sea en relación con el monto de la partida o su naturaleza, y apoyados en el juicio profesional, el cual se basa en el criterio prudencial, se debe optar por la alternativa que refleje menor optimismo, lo que implica “no adelantar utilidades”, porque no se afectarán cuentas de resultados, ya que se estarían registrando utilidades que aún no se han devengado; por tanto, se afectan cuentas de balance, en este caso la de acreedores, para reflejar la obligación de entregar el efectivo a quien demuestre ser su propietario legítimo, anotando como subcuenta la de Faltantes en caja, según libros.

b)    Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo según libros

En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo) puede ser originado por:

ü   Causas fácilmente identificables

  Dentro de los sobrantes debidos a causas fácilmente identificables, se pueden mencionar las operaciones no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste será el de la operación realizada y no reportada por el cajero, es decir, se cargará a la cuenta de la operación no reportada, con abono a la cuenta Caja.

ü    Causas difícilmente identificables

  Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del sobrante en libros, se procederá de la siguiente manera:

Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la importancia relativa, y nuevamente guiados por el juicio profesional basado en el criterio prudencial, afectaremos cuentas de balance, quedando el ajuste con cargo a la cuenta Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que él, como responsable de la custodia del efectivo, es también responsable de las diferencias que se presenten, con abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el pago de tales diferencias al cajero.

Fondo de caja chica

Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a través de un cheque, emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos

Creación del fondo de caja chica.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 1,000.00

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula. La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.

Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.

Contablemente quedaría de la siguiente manera: 

CODIGO	Reconocimiento No.  X1	PARCIAL	DEBE	HABER
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo		$     500.00
110102	Efectivo en caja chica	$     500.00
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo			$      500.00
110103	Efectivo en Bancos
11010301	Cuenta corriente
1101030101	Banco xyz, S.A.	$     500.00
	TOTALES		$     500.00	$      500.00
	Por la creación del fondo de caja chica

P



Procedimiento uso caja chica efectivo.

1. Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato de egreso de caja chica. Se indicara claramente el código que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este formato lo firmara el jefe del departamento solicitante
2. El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.
3. Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el formato. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.
4. Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, importes y fechas de cancelación.
5. La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.
6. Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.
7. La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.

1. La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara las veces necesarias y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.
2. Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
3. El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica
4. El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesorería a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
5. Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
6. El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

LA ENTIDAD, S. A. DE C. V.

Hoja de reintegro de fondos de caja chica

Periodo del 01 al 22 de enero al 2015

FECHA	Nº DOCUMENTO	NOMBRE	TIPO DE GASTO	VALOR NETO	IVA	FOVIAL	RENTA	VALOR TOTAL
			Total

            ____________________________________               ___________________________________

                                  Elaborado por                                                              revisado por

           

CODIGO	Reconocimiento No.  X2	PARCIAL	DEBE	HABER
4102	Gastos de Administración		$       12.00
410201	Prestaciones
41020107	Viáticos	$       12.00
4103	Gastos de Venta		$       18.00
410302	Papelería y Útiles	$       18.00
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo			$        30.00
110103	Efectivo en Bancos
11010301	Cuenta corriente
1101030101	Banco xyz, S.A.	$       30.00
	TOTALES		$       30.00	$        30.00
	Cheque No. 1234, fulanito de tal, valor reposición fondo de caja chica, según comprobantes adjuntos.

A








Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Incremento o disminución del fondo de caja chica:

Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe hacerse un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.

Para modificar la cantidad del fondo, se debe proceder a realizar los siguientes asientos:

Cuando se desee disminuir el fondo de caja chica

CODIGO	Reconocimiento No.  X2	PARCIAL	DEBE	HABER
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo		$      100.00
110103	Efectivo en Bancos
11010301	Cuenta corriente
1101030101	Banco xyz, S.A.	$      100.00
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo			$      100.00
110102	Efectivo en caja chica	$      100.00
	TOTALES		$      100.00	$      100.00
	Remesa de este día por disminución del fondo de caja chica

Cuando se desee incrementar el fondo de caja chica

CODIGO	Reconocimiento No.  X1	PARCIAL	DEBE	HABER
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo		$     100.00
110102	Efectivo en caja chica	$     100.00
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo			$      100.00
110103	Efectivo en Bancos
11010301	Cuenta corriente
1101030101	Banco xyz, S.A.	$     100.00
	TOTALES		$     100.00	$      100.00
	Por el incremento del fondo de caja chica

Es de suma importancia recalcar que la cuenta de caja chica solo se verá afectada cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableció originalmente.

Liquidación del fondo de caja chica:

Cuando se desea liquidar el fondo de caja chica o al cierre del ejercicio.

Para registrar la creación de la liquidación del fondo caja chica se hace un asiento cargando a bancos y abonando caja chica.

CODIGO	Reconocimiento No.  X2	PARCIAL	DEBE	HABER
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo		$      500.00
110103	Efectivo en Bancos
11010301	Cuenta corriente
1101030101	Banco xyz, S.A.	$      500.00
1101	Efectivo y equivalentes al efectivo			$      500.00
110102	Efectivo en caja chica	$      500.00
	TOTALES		$      500.00	$      500.00
	Por la liquidación del fondo de caja chica

Norma Internacional de Contabilidad 21

Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera 

Párrafo 8 Definiciones

Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se especifican:

·         Tasa de cambio de cierre es la tasa de cambio de contado existente al final del periodo sobre el que se informa. 

·         Diferencia de cambio es la que surge al convertir un determinado número de unidades de una moneda a otra moneda, utilizando tasas de cambio diferentes. 

·         Tasa de cambio es la relación de cambio entre dos monedas.

·         Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción libre. 

·         Moneda extranjera (o divisa) es cualquier otra distinta de la moneda funcional de la entidad. 

·         Negocio en el extranjero es toda entidad subsidiaria, asociada, negocio conjunto o sucursal de la entidad que informa, cuyas actividades están basadas o se llevan a cabo en un país o moneda distintos a los de la entidad que informa. 

·         Moneda funcional es la moneda del entorno económico principal en el que opera la entidad. 

·         Un grupo es una controladora y todas sus subsidiarias.

·         Partidas monetarias son unidades monetarias mantenidas en efectivo, así como activos y pasivos que se van a recibir o pagar, mediante una cantidad fija o determinable de unidades monetarias. 

·         Inversión neta en un negocio en el extranjero es el importe que corresponde a la participación de la entidad que presenta sus estados financieros, en los activos netos del citado negocio. 

·         Moneda de presentación es la moneda en que se presentan los estados financieros.

·         Tasa de cambio de contado es la tasa de cambio utilizado en las transacciones con entrega inmediata.